Support und Controlling

Der Bereich Support und Controlling erfüllt Querschnittsfunktionen innerhalb des Amts für Stadtliegenschaften. Er ist verantwortlich für die finanziellen Zuständigkeiten und die Verbindung zur Finanzverwaltung. Zu seinen Aufgaben gehört die Betreuung der Liegenschaftsbuchhaltung einschliesslich Mieterinkasso der Anlagebuchhaltung sowie die Koordination und Erstellung der Budgetplanung.

«Wir sind die 360-Grad - Drehscheibe des Amts für Stadtliegenschaften.»

Der Fachbereich Support und Controlling kümmert sich um sämtliche Personalthemen, bildet die Schnittstelle zum Personalamt und unterstützt die Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Arbeiten.

Finanzen und Controlling

Der Fachbereich ist zuständig für die Liegenschaftsbuchhaltung (inkl. Jahresabschluss) einschliesslich des Mieterinkassos, die Heiz- und Nebenkostenabrechnung, die Anlagebuchhaltung und den dazugehörenden Jahresabschluss. Zudem verantwortet er die Koordination und Erstellung der jährlichen Budgetplanung innerhalb des Amtes für Stadtliegenschaften und erstellt sowie analysiert das dazugehörende Finanz- und Budgetcontrolling, das Investitionscontrolling und das Leistungscontrolling. Für knifflige finanztechnische Fragen kann der Fachbereich immer eine Lösung anbieten.

Umgesetztes Projekt:

  • Einführung der Fachapplikation AbaImmo von ABACUS: Projektleitung bei der Einführung von AbaImmo und verantwortlich für den laufenden Betrieb der Fachapplikation. Als Pioniere in Zusammenarbeit mit Abacus wurde Fachapplikation AbaImmo in Themen wie Baurechte weiterentwickelt und ausgebaut.
    Link zum ausführlichen Bericht von ABACUS

Personalwesen

Die Verantwortung für das Personalwesen innerhalb des Amtes für Stadtliegenschaften obliegt diesem Fachbereich. So wird hier die Zeitbewirtschaftung sowie das dazu gehörende Personalcontrolling durchgeführt. Für spezielle Bereiche innerhalb des Amtes wird die Lohnverarbeitung vollautomatisch vorgenommen. Der Fachbereich ist zudem für die Ausbildung und Betreuung der KV-Lernenden verantwortlich.

Umgesetzte Projekte:

  • Ausbau der Fachapplikation Mobatime und FAMC „Automatisierung der Arbeitszeiterfassung und Lohnauszahlung“: Mitarbeitende auf externen Anlagen erfassen ihre Arbeitszeit per App. Mit Schnittstellen erfolgt die automatische Übergabe der Stunden mit einer Kontrolle der Vorgesetzten über sämtliche Fachapplikationen bis hin zum Lohnsystem von ABACUS. Mit diesem Ausbau ist die manuelle Erfassung auf ein Minimum reduziert und die Löhne der Mitarbeitenden im Stundenlohn automatisiert.

  • Einführung Fachapplikation FAMC (Arbeitszeiterfassung): Um die Ressourcenplanung und das Personalcontrolling zu führen, wurde die Fachapplikation FAMC für die Zeiterfassung eingeführt. Mit detailliert erstellten Strukturen können aussagekräftige Auswertungen vorgenommen werden.

Supportarbeiten

Die Er- und Bearbeitung von Führungsgrundlagen wie Management-System (MS) Organisations- und Prozesshandbuch gehören zu den Aufgaben dieses Fachbereiches. Der Fachbereich leitet die zentrale Administration und stellt an den Verwaltungsstandorten Thunerhof und Industriestrasse die Empfangsarbeiten sicher.

Umgesetztes Projekt:

  • Prozessmanagement inkl. Auditierung: Neuaufbau eines Prozessmanagements und Umsetzung der laufenden Pflege der Prozesse. Zwei Jahre nach der Einführung wurde als Prüfstein eine Auditierung über sämtliche Prozesse durchgeführt.